DENGAN MELAKUKAN PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK DAN BENAR SESUAI ATURAN MAKA TUJUAN DARI LEMBAGA/INSTANSI/ORGANISASI AKAN DAPAT TERCAPAI DENGAN BAIK
Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen baik pada lembaga Pemerintahan maupun lembaga publik dan bisnis. Ketersediaan arsip yang efektif, efesien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan.
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip adalah : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunkasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip juga merupakan sumber data dan informasi bagi elemen-elemen antara lain :
1. Arsip sebagai sumber ingatan
2. Arsip sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pembangunan
3. Arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemerintahan
4. Sebagai barometer kegiatan suatu organisasi
5. Sebagai bahan pertanggungjawaban nasiobal bagi generasi yang akan dating
6. Sebagai memori kolektif bangsa
Arsip-arsip yang telah tercipta maupun yang diterima dari instansi lembaga lain agar tidak hilang maupun rusak informasinya maka perlu mendapatkan perhatian yang khusus yaitu :
1. Perlu adanya sumber daya manusia di bidang kearsipan (Arsiparis) yang mampu melakukan pengelolaan arsip. Tanpa adanya sumber daya manusia di bidang kearsipan maka pengelolaan arsip tidak akan dapat berjalan dengan baik.
2. Perlu adanya sarana dan prasarana kearsipan
Sarana prasarana kearsipan merupakan unsure penunjang dalam melakukan pengelolaan arsip yang tidak kalah pentingnya dengan unsure SDM. Tanpa adanya sarana dan prasarana kearsipan maka arsip tidak akan dapat tercatat dengan baik, sehingga data dan informasinya akan hilang begitu saja.
Melalui pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka tujuan dari lembaga instansi/organisasi akan dapat tercapai dengan baik.
Demikian pentingnya arsip itu bagi penyelenggaraan lembaga pemerintahan, public dan bisnis. Arsip juga sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang, maka semua komponen masyarakat harus mulai PEDULI DAN SADAR ARSIP.(Maheli)
